テレワーク初心者に必要なもの・準備からおすすめの環境づくりを詳しく解説

テレワークをしている女性

テレワークの効率化は進めていますか?今回は、テレワーク初心者に向けて作業環境の大切さを紹介する記事になっています。ぜひ、参考にしてみてください。

テレワークの効率化を図るために必要なもの

テレワークをしている男性

テレワークに慣れていない場合、オフィスと違って周囲の目線もなく、緊張感がなくなりがちです。さらには、集中力がなくなって仕事がはかどらずに効率が悪い、ということがデメリットとしてあげられます。とはいえ、プロフェッショナルとして仕事の効率化を図るべきです。以下に、効率化を図るために必要なものを紹介していきます。

快適にテレワークに励むためのデスクやイス

テレワークの場合は長い時間テレワークに励むためにデスクやイスは自分にあったもであるべきです。適切なデスクとイスを使うことで、以下のようなメリットがあります。

・姿勢を正しく保つことができる

適切な高さと角度のあるデスクとイスを使うことで、正しい姿勢を保つことができます。長時間の作業を行う場合、正しい姿勢で作業をすることは非常に重要です。不適切な姿勢は、肩こりや腰痛などの体の不調を引き起こすことがあります。

・集中力を高めることができる

適切なデスクとイスを使うことで、快適な作業環境を整えることができます。集中力を高め、ストレスを軽減することができます。

・生産性を向上させることができる

適切なデスクとイスを使うことで、快適な作業環境を整えることができます。ストレスを軽減し、集中力を高めることで、生産性を向上させることができます。

タイピング速度を上げるコツはPCスタンドにあり

ノートパソコンを使用していると、キーボードの手前にタッチパッドがあるためタイピング時に反応してしまって、タイピング速度が落ちる場合があります。タッチパッドの無効化をすることもできますが、有効化・無効化の手間がかかってしまいます。

そういう場合には、PCスタンドを使って外付けキーボードを使用するのがおすすめです。タイピングがしやすくなって、タイピング速度が上がりますよ。

デスクワークの負担を軽減するコツはマウス選びにあり

マウスにも色々なタイプがありますので、自分のデスク周りの環境に合わせて使い勝手が良い物に変えることで、負担を軽減できる可能性もあります。

まず、マウスのタイプとして、有線タイプと無線タイプがあります。配線が気になる人は、無線タイプがおすすめです。そして、マウスにトラックボールがついているものや、ボタンが複数ついているもの、形状が人間工学に基づいて設計されていて、握りやすいもの等もあります。電気屋さんで実際に触ってみて確認してみると、自分にあったマウスが見つかるかもしれません。

作業効率UPのカギはインターネット環境

インターネット環境は、作業に必要な情報を得たり、コミュニケーションツールを使ったりする上で非常に重要です。高速かつ安定したインターネット環境を整えることで、作業効率を向上させることができます。

Wi-Fiはどんなものがいい?

モバイルWi-Fiルーターは持ち歩きができるので便利ですが、契約内容によってはデータ通信量に制限があったり、場所によって通信が不安定になるというデメリットもあります。

自分の住んでいる環境等によって、合う・合わないがあります。もし、テレワークを自宅に限ってやるのであれば、光回線を利用してWIFI環境をルーターを使用して構築することが、高速回線かつ、データ通信量を気にせずに使用できるので、おすすめです。

VPNはテレワークに必要なの?

VPN(Virtual Private Network)は、テレワークにおいて重要な役割を果たすことがありますが、必ずしも必要とは限りません。

VPNは、インターネットを介して接続する機器同士を暗号化した通信トンネルで結びつけることができるツールです。テレワークにおいては、企業内部のネットワークに接続するために使用されることが多く、安全なリモートアクセスを実現することができます。

ただし、企業によってはVPNを利用せずにテレワークを行うこともあります。代わりに、セキュリティソフトウェアやファイアウォール、セキュリティポリシーなどを導入して、安全なリモートアクセスを実現しています。

したがって、VPNがテレワークに必要かどうかは、企業や組織のセキュリティポリシーや方針によって異なります。テレワークを行う場合には、企業のセキュリティポリシーや方針に従い、必要なセキュリティ対策を実施することが重要です。

テレワーク初心者とベテランの違いは環境づくりにあり

デュアルディスプレイでリモート会議をしている男性

ベテランは自分に合った最適な作業環境を見つけ、必要なアイテムを揃えていますので、この点においてもテレワーク初心者とは作業効率に差があります。以下に、ベテランによく利用されているものを紹介しています。

PCのデュアルディスプレイ化は当たり前

ベテランになってくると、ディスプレイは2台にして仕事をしているのが基本になっています。ディスプレイを2台にすることをデュアルディスプレイといいます。2画面にすることで、例えば、インターネットで検索をかけたものをディスプレイ2に表示して見ながら、ディスプレイ1で文章を書くことができたりします。ウィンドウサイズの調整をしながら、1つのディスプレイに2つのデータを並べる、といった作業の必要がないため、効率が良いです。2台目のモニターを購入するコストはかかりますが、作業効率が飛躍的にあがるので、テレワークでの業務内容次第では絶対におすすめです。

デュアルディスプレイに必要なもの

デュアルディスプレイに必要なものを下記に紹介します。

PCモニター

PCモニターが当然必要になります。モニターのサイズ等に特にこだわりがなければ、安価なものを探すとよいでしょう。購入前には、デスクのスペースを確認してから、買えば間違いがないでしょう。

HDMIケーブル

モニターをPCに接続するためにはHDMIケーブルやVGAケーブルの準備が必要になってきます。モニターに対応するケーブル、PCに対応するケーブルを確認してから準備をすすめましょう。

テレワークにイヤホンは必須

テレワークではオンライン会議などが行われることがあります。その際には、イヤホンマイクが必須になりますので、準備が必要になります。

PC・モニター・充電器のコードをまとめる小物アイテムで身の回りをすっきりコンパクトに

PC周りが配線等で乱雑になってしまうと、仕事の効率に悪影響がでるかもしれません。100円ショップに売ってるようなものであったり、ネット通販等で自分の気に入った小物アイテムで身の回りをすっきりコンパクトにしておくと、モチベーションがあがるかもしれません。

テレワーク初心者はツール活用でとにかく効率UPを図ろう

テレワークでリモート会議をしている女性

世の中にはさまざまなツールがあります。企業や個人のニーズに合わせて、最適なツールを選ぶことが大切です。

ベテランはみんな使ってる情報管理・共有ツール

情報管理・共有ツールには以下のようなものがあります。

・Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するチャットツールであり、ビデオ会議やファイル共有などの機能を備えています。多くの企業で採用されており、ビジネス向けの機能が充実しています。

・Zoom

Zoomは、米国の企業が提供するビデオ会議ツールであり、多くの企業や学校で採用されています。ビデオ会議以外にも、画面共有やチャット機能も備えています。

・Google ドライブ

Google ドライブは、Google社が提供するクラウドストレージサービスであり、ファイル共有やファイルバックアップなどの機能を備えています。また、複数の人が同時に編集作業を行うことができるため、チームでの作業にも向いています。

知らないと損!作業効率化に最適のツール3選

作業効率化に最適なツール3選は以下の通りです。

・Chatwork

Chatworkは、日本発のビジネスチャットツールで、企業内でのコミュニケーションや業務管理に使用されています。日本語対応が良く、アプリ内でタスク管理やファイル共有も行えるため、作業効率を高めることができます。

・kintone

kintoneは、クラウド型の業務管理システムで、日本の企業で広く使用されています。アプリ開発が容易であるため、業務の自動化や業務プロセスの改善に最適です。また、Excelなどの表計算ソフトウェアの代替品としても利用されています。

・AnyDesk

AnyDeskは、遠隔操作やリモートデスクトップ接続が可能なリモートアクセスソフトウェアです。高速で安定した接続が可能であり、リモートワーク時の作業効率を高めることができます。

テレワークでストレスを溜めない環境づくりのコツ

バランスワークを使いながらテレワークをする女性

テレワークは自宅やカフェなど、自由な場所で仕事ができる反面、自分で働く環境を整える必要があります。ストレスがたまりやすいテレワークで、ストレスを溜めない環境づくりのコツを紹介します。

家族のテレワークに対する理解を深める

自宅でテレワークを行う上で、家族の理解や協力は非常に大切です。家族がテレワークを理解して協力的であれば、ストレスを軽減し、生産性を向上させることができます。

・仕事のスケジュールを共有する

テレワークをする際には、家族に自分の仕事のスケジュールを共有することが大切です。どの時間帯に集中して仕事をするのか、いつ休憩を取るのかを家族に伝え、予定が分かっていることで、家族もそれに合わせて行動することができます。

・仕事中の邪魔を最小限にする

仕事中に家族からの邪魔が入ると、集中力が途切れてしまい、ストレスになることがあります。そこで、家族には仕事中にできるだけ声を掛けないようにお願いすることが大切です。もし家族からの連絡が必要な場合は、事前に伝えておくことが良いでしょう。

・家族のルーティンに合わせて仕事を調整する

家族によっては、朝食の準備や子供の送迎など、ルーティンに沿って生活をすることがあります。テレワークをする場合には、このルーティンに合わせて自分の仕事を調整することが大切です。家族と一緒に食事をする時間帯や、子供の送迎時間帯は、仕事のスケジュールに反映させておくと良いでしょう。

・家族とのコミュニケーションを大切にする

テレワークをする場合には、家族とのコミュニケーションを大切にすることが重要です。仕事中にも、家族とコミュニケーションをとりながら、家族との時間を確保するようにすると、ストレスを軽減することができます。

適度に休み・適度に運動する

テレワーク中は、適度な休憩と運動が重要です。長時間のデスクワークは、身体的にも精神的にもストレスをためやすく、体調不良の原因にもなります。そこで、適度な休息と運動を取り入れることが大切です。

まずは、適度な休息をとることが大切です。作業中には、目や肩、首、手首など、こまめにストレッチをすることで、筋肉の緊張を緩和し、疲れを軽減することができます。また、定期的な休憩を設けて、身体を動かすことも大切です。休憩中には、お茶を飲んだり、リラックスした音楽を聴いたりすることで、心身ともにリフレッシュすることができます。

さらに、適度な運動を取り入れることも大切です。自宅でテレワークをやる場合は徒歩などの移動がないため、運動不足になりがちです。運動不足になると、代謝が落ち、体調不良の原因になるため、運動を取り入れることが大切です。例えば、仕事の合間にストレッチをしたり、ウォーキングやジョギング、ヨガなど、好きな運動を取り入れることで、身体を動かし、リフレッシュすることができます。

オン・オフをしっかり切り替えられるルーティンを作る

自宅でテレワークをする場合、仕事とプライベートの境界が曖昧になりがちです。そこで、仕事の開始時間(オン)や終了時間(オフ)を定めることで、ルーティンを作りましょう。また、昼食やストレッチなどの休憩時間も確保することで、ストレスを軽減することができます。

まとめ

テレワークは、オフィスで働くこととは異なる環境での作業となるため、作業効率やストレス管理に工夫が必要です。効率UPを行うためのツール類を取り揃えて、家族の理解が得られれば、オフィスで働いていた以上の実力を発揮できる可能性もあります。運動不足にならないように適度に運動をとりいれて、ベテランテレワーカーを目指しましょう!

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